
Lima Langkah Agar Rapat Lebih Efektif
Oleh: Andi Ahmadi
Tadi malam saya mengikuti webinar “Membangun Meeting yang Efektif” yang diadakan oleh Sinergia Consultant. Ada sekitar 70 peserta yang ikut, meskipun acaranya berbayar. Artinya, dari 70-an orang tersebut mereka merasa bahwa rapat-rapat yang mereka ikuti selama ini belum efektif—dan mereka ingin memperbaikinya.
Saat narasumbernya bertanya, “Apa yang membuat rapat tidak efektif?”, peserta rata-rata menuliskan jawaban karena agenda rapat yang tidak jelas, pembahasan tidak fokus, ada yang dominan berbicara (baik dari pemimpin rapat ataupun peserta rapat), peserta tidak fokus dan sibuk dengan HP/laptop masing-masing, waktunya panjang, dan tidak ada hasil rapat yang didapatkan. Barangkali kondisi ini perlu kita renungkan, apakah terjadi juga pada rapat-rapat kita selama ini?
Sebelum kita lanjut pada langkah membangun rapat yang efektif, mari kita samakan mindset kita dulu tentang pentingnya rapat dalam sebuah organisasi. Setidaknya ada enam alasan mengapa organisasi harus membudayakan rapat: 1) sebagai media komunikasi untuk berbagi informasi; 2) media untuk memecahkan tantangan organisasi (kolaborasi, pemecahan masalah); 3) media untuk mendapatkan ide-ide baru; 4) media untuk membuat keputusan penting; 5) media terbaik untuk update pencapaian kinerja dan meminimalisasi risiko; dan 6) bentuk budaya kerja yang transparan.
Kalau lihat urgensi dari rapat di atas, maka sudah sepatutnya semua anggota organisasi antusias dalam mengikuti rapat. Pertanyaannya, mengapa banyak di antara kita yang kurang bersemangat saat diundang rapat? Kembali ke persoalan utama: rapatnya tidak efektif. Sebagian orang lebih memilih menyelesaikan pekerjaannya ketimbang harus ikut rapat.
Lalu, bagaimana agar rapat bisa berjaan efektif dan hasilnya optimal? Nah, berikut tipsnya.
Pertama, Tentukan Tujuan. Tujuan ditentukan di awal agar rapat ada ujungnya, tidak bicara ngalor-ngidul. Kebiasaan kita saat mengundang rapat kita hanya menyampaikan topik yang akan dibahas, tapi luput menyepakati apa tujuan akhir yang ingin dicapai dari rapat tersebut. Tujuan tidak perlu banyak-banyak supaya bisa fokus. Idealnya satu-tiga tujuan saja.
Kedua, Batasi Peserta. Semakin banyak kepala biasanya semakin membuat pusing. Oleh karena itu sebaiknya jumlah peserta rapat tidak perlu banyak-banyak, cukup perwakilan setiap unsur yang memiliki kepentingan dari topik yang dibahas, atau disesuaikan dengan kebutuhan.
Ketiga, Bangun Keterlibatan. Rapat yang kondusif itu bukan berarti semua peserta diam dan tenang. Rapat yang efektif adalah ketika setiap peserta rapat terlibat secara aktif dalam proses rapat. Fasilitator rapat perlu merancang metode yang tepat dan menyiapkan alat bantu agar setiap orang bisa berpartisipasi secara aktif.
Keempat, Tentukan Peran. Rapat yang kita lakukan biasanya hanya tiga tiga peran: pemimpin rapat, peserta rapat, notulen. Pemimpin rapat biasanya adalah orang yang paling senior atau yang jabatannya lebih tinggi. Ini yang kadang membuat sebagian besar rapat hanya berjalan satu arah.
Agar rapat efektif, setidanya kita bisa bagi menjadi empat peran: fasilitator rapat, notulen, time keeper, dan pengambil keputusan. Fasilitator adalah orang yang memandu jalannya rapat agar prosesnya lebih mudah dan bisa mencapai tujuan bersama. Fasilitator beda dengan moderator, dan bukan pemimpin rapat. Selain itu, agar waktunya bisa lebih efisien, perlu ada orang yang bertugas mengingatkan. Notulen juga harus jelas agar bisa jadi pijakan bagi peserta rapat, setidaknya memuat highlight dari pembahasan, detailnya, hasil kesepakatannya, PIC, dan batas waktu pelaksanaannya.
Kelima, Batasi Waktu. Waktu rapat tidak perlu terlalu lama, apalagi hanya ditulis ‘sampai dengan selesai’. Agar waktunya bisa lebih optimal, bisa menggunakan kaidah seperempat-setengah-seperempat atau 25-50-25. Seperempat waktu awal digunakan untuk menyamakan frame antar peserta, kemudian setengahnya untuk curah gagasan dan/atau pemecahan masalah, lalu seperempat waktu terakhir untuk pengambilan keputusan (rencana aksi, peta jalan).
Jika kelima langkah tersebut dilakukan, insyaAllah rapat-rapat yang kita lakukan akan bisa berjalan lebih efektif, sehingga kita antusias dalam mengikutinya. Untuk membuktikannya, berarti kita harus memulainya 😊
Bogor, 10 Ramadan 1445 H